Avec la montée du télétravail, et le développement du travail hybride ; nos échanges se sont quelque peu écourtés. Entre période au bureau, période à la maison, nous avons augmenté nettement nos interactions depuis 2 ans en visioconférence et via les messageries instantanées. Cependant avec l’absence de contacts physiques, et l’absence de moments de convivialité, la communication peut parfois se brouiller, et nos relations professionnelles peuvent se formaliser. Sommes-nous sûrs d’être alignés à 100% avec nos relations professionnelles ? Comment revenir à une communication fluide et plus apaisée ? Voici 5 règles à adopter pour éviter les malentendus.
1/ Choisir le bon outil et le bon canal de communication
Selon le degré de proximité avec votre interlocuteur, vous n’utiliserez pas le même canal de communication. Avec vos collègues vous aurez plutôt tendance à utiliser Messenger ou Slack, ou encore les SMS pour dialoguer sur un projet. Alors qu’avec votre supérieur hiérarchique, ce sera plutôt les mails, et les échanges plus formels.
Cependant, chaque organisation a son système de communication, alors notre conseil : attendez de voir le moyen de contact préféré de vos supérieurs hiérarchiques ou de vos clients et avisez en fonction, si on vous envoie un sms vous pouvez continuer l’échange par sms.
2/ Choisir ses moments et son délai de réponse
Privilégiez les horaires de bureau pour envoyer ou répondre aux messages.
Si vous avez l’habitude de ne pas vous déconnecter et que vous répondez à chaque message le plus vite possible. Votre manager va s’en rendre compte et ne va pas hésiter à vous envoyer un message même à 19h, et va attendre une réponse rapide de votre part.
De votre côté appliquez le même process, il ne vous viendrait jamais à l’esprit d’appeler votre boss à 21h alors pourquoi envoyer un mail.
Côté concentration et productivité, répondre au tac au tac, n’est pas la meilleure des options, il y aurait même deux conséquences néfastes :Tout d’abord un énorme poids sur la charge mentale, au fil de la journée, vous allez vite avoir le sentiment d’être débordé.
Puis, vous allez vite perdre le fil de ce que vous étiez en train de faire, et perdre votre concentration.Attention bien sûr de garder un délai de réponse convenable, et bien gérer vos priorités et les urgences. Passer un coup de fil parfois est nettement plus rapide pour éviter une boucle incompréhensible de plusieurs mails.
3/ Garder le lien social
Fixez-vous au moins une fois par semaine un rendez-vous physique, en visio ou par téléphone avec votre supérieur hiérarchique pour faire le point de la semaine et de la semaine suivante afin de vous assurer que vous êtes sous la même longueur d’onde. Encore plus en télétravail, il faut garder du lien social.
4/ S’assurer que le message soit bien compris pour éviter les malentendus
C’est là que les points téléphoniques sont essentiels afin d’entendre à la voix si les communications sont bien perçues auprès des équipes.
5/ Adopter la politesse, et instaurer un climat chaleureux
Durant la crise sanitaire, de nombreux salariés se sont sentis isolés et ont évoqué un manque de lien social. Les moments de convivialité entre collègues disparaissent avec le télétravail, dans nos échanges. Afin de ne pas vous sentir isolé : communiquer en instaurant de la bienveillance ! Même dans un mail, évitez un ton froid et trop direct si vous le pouvez.
En visio ou au téléphone, adoptez les mêmes réflexes que si vous étiez en réunion au bureau, demandez à votre interlocuteur de ses nouvelles, comment il se sent ? S’il a passé un bon week-end, ses projets ? En visio, ces habitudes, très humaines, se sont un peu perdues.
Bonus ; 6/ S’il vous arrive d’être énervé suite à un mail disgracieux, ne répondez pas à chaud et attendez quelques minutes afin de vous emporter et dire des choses dont vous regretterez par la suite.